Wer kennt den Schockmoment nicht: Man schreibt eine E-Mail und schaut fünfmal darüber, um vorkommende Fehler zu korrigieren, aber erst nach dem Senden entdeckt man sie. Oder noch schlimmer: Die Mail ging an den/die falsche Empfänger*in und landet statt bei Kolleg*innen beim Chef oder der Chefin.

Nur wenige Programme ermöglichen es, die peinlichen E-Mails zurückzuholen, denn nicht jeder Anbieter unterstützt die Rückruf-Funktion. Diese Anbieter sind Outlook und Gmail. Allerdings kannst du Nachrichten nur rückgängig machen, wenn der/die Empfänger*in den gleichen E-Mail-Server wie der/die Absenderin nutzt und wenn der/die Adressat*in die Mail noch nicht gelesen hat. Es ist also praktisch unmöglich, die Nachrichten zurückzuholen, die außerhalb deines Firmennetzwerks verschickt wurden oder vom Firmen-PC an eine Adresse außerhalb des Unternehmens adressiert waren.

Outlook - So rufst du unerwünschte Mails zurück

Einer der Dienste, der es erlaubt, misslungene E-Mails zurückzuholen, ist Outlook, einem E-Mail-Dienst von Microsoft. Dafür sind folgende Schritte notwendig:

  1. Öffne den Ordner Gesendete Elemente.
  2. Dann öffnest du per Doppelklick die Mail, die du zurückholen möchtest.
  3. In der Navigationsleiste am oberen Fensterrand findest du nun den Button Aktionen.
  4. Nachdem du darauf geklickt hast, öffnet sich ein Drop-down-Menü. Darin wählst du die Option Diese Nachricht zurückrufen aus. Falls du die Option nicht finden kannst, sind die Voraussetzungen für einen Rückruf nicht gegeben.
  5. Jetzt kannst du entscheiden, ob du die Ungelesene Kopie dieser Nachricht löschen oder die ungelesene Kopie durch eine neue Nachricht ersetzen möchtest.
  6. Durch ein Häkchen bei der Option Ergebnis des Nachrichtenrückrufs für jeden Empfänger mitteilen, bleibt die Aktion bei deinem/deiner Adressat*in nicht geheim.

Zuletzt muss du nur noch OK klicken und du erhältst eine Nachricht, ob dein Rückruf erfolgreich war. Außerdem bekommt auch dein*e Empfänger*in eine Mitteilung, wenn du das Häkchen dementsprechend gesetzt hast.

Rückruf bei Gmail - So funktioniert es

Auch Gmail kann keine Nachrichten zurückholen, die auf einem anderen Server landen. Da das Verschicken von E-Mails aber einige Sekunden dauern kann, kannst du in dieser Zeit einen unangenehmen Fauxpas verhindern. Die eingestellte Zeitspanne, in der du dies tun kannst, beträgt jedoch lediglich fünf Sekunden. Das kannst du aber umstellen. So geht's:

  1. Zuerst öffnest du die Startseite von Gmail und loggst dich mit deinen Zugangsdaten ein.
  2. Oben rechts erscheint schließlich ein Zahnrad-Symbol mit der Option Einstellungen.
  3. Unter Allgemein findest du die Funktion E-Mail zurückrufen. Dort kannst du die Zeit bis zum endgültigen Versand festlegen. Die standardmäßigen fünf Sekunden kannst du auf 10, 20 oder 30 Sekunden anpassen.
  4. Jetzt bestätigst du deine Änderung unter Änderungen speichern

Der Rückruf an sich ist sehr einfach: Nach dem Senden einer Mail wird unten auf dem Bildschirm eine Bestätigung eingeblendet. Daneben ist der Rückgängig -Button. Wenn du diesen anklickst, öffnet sich ein Bearbeitungsfenster und du hast die Möglichkeit, deine Nachricht zu ändern und neu zu verschicken.

Bei den meisten Anbietern ist es, wie auch in der Realität, nicht möglich, Nachrichten zurückzuholen. Nur bei Outlook und Gmail funktioniert das, wenn auch mit wenigen Einschränkungen. Wer lieber auf Nummer sicher gehen möchte, kann vor dem Abschicken einer E-Mail diese als Entwurf speichern und nochmals überprüfen.