- Definition "5S-Methode"
- Ziele der Methode
- Begriffserklärungen
- Vor- und Nachteile
- Wichtig bei der Umsetzung
Ein ordentlicher Arbeitsplatz schafft auch Ordnung im Kopf. Ist dieser unaufgeräumt, wird man einfacher abgelenkt und die Produktivität sinkt. Da man immer wieder neu in ein Thema einsteigen muss, weil man durch Suchen abgelenkt ist, verliert man zusätzlich sehr viel Zeit. Mit einer aufgeräumten Umgebung schafft man es, Suchzeiten zu verkürzen und Prozesse zu optimieren.
Was ist die 5S-Methode?
Die 5S Methode ist eine methodische Vorgehensweise zur Gestaltung der Arbeitsumgebung. Sie zählt zum sogenannten "Lean Management" und ist damit Teil der Prozessoptimierung.
Wie der Name schon sagt, setzt sich die Methode aus 5 Begriffen zusammen, die ursprünglich aus dem Japanischen kommen: Seiri (Selektieren), Seiton (Systematisieren), Seiso (Säuberung), Seiketsu (Standardisieren) und Shitsuke (Selbstdisziplin).
Ziel der 5S-Methode ist es, nicht wertschöpfende Tätigkeiten zu minimieren durch eine strukturierte Organisation des Arbeitsplatzes. Dadurch sollen die Produktivität erhöht, die Qualität gesteigert, Übergaben vereinfacht, Stress reduziert, Transparenz erhöht und Arbeitsunfälle vermieden werden. Insgesamt soll also die Zufriedenheit gefördert werden.
Die 5 Begriffe
1. Selektieren: Zuerst sortiert und analysiert ihr euren Arbeitsplatz und das Umfeld. Welche Gegenstände werden benötigt und welche nicht, welche Dinge müssen auf Anhieb gefunden werden und welche Gegenstände werden nur unregelmäßig benötigt. Ihr entfernt alle Elemente, die für die Durchführung nicht benötigt werden und schafft somit Platz für benötigte Arbeitsmittel. So habt ihr gleich einen übersichtlicheren Arbeitsplatz.
2. Systematisieren: Jetzt ordnet ihr die Gegenstände, die übrig geblieben sind, entsprechend an. Kriterien sind dabei, wie oft und in welcher Reihenfolge ihr die Arbeitsmittel verwendet. Um die Ordnung dauerhaft zu halten, setzt ihr am besten Markierungen ein und beschriftet Plätze und Positionen farblich.
3. Säuberung: Im dritten Schritt geht es darum, die Arbeitsumgebung zu säubern. Dafür müsst ihr zuerst die Ursache der Verschmutzung feststellen, um sie nachhaltig abstellen zu können. Damit sorgt ihr nicht nur dafür, dass andere Personen oder Kunden einen guten Eindruck von euch bekommen, sondern auch, dass ihr euch selbst wohlfühlt.
4. Standardisieren: Die Ordnung, die ihr bis jetzt an eurem eigenen Arbeitsplatz geschaffen habt, wird jetzt auf alle anderen Plätze übertragen. Die Arbeitsmittel werden angeordnet und ein einheitlicher Farbcode wird umgesetzt. Außerdem helfen Reinigungspläne für die Arbeitsbereiche als definierte Standards. Um die Umstände an jedem Arbeitsplatz einhalten zu können, kann die 5-Minuten-Regel aufgestellt werden. Jeder Mitarbeiter/jede Mitarbeiterin nimmt sich jeden Tag 5 Minuten Zeit, seinen Platz auf den Standard zurückzusetzen. So kann man den Mitarbeiter*innen einen Arbeitsplatzwechsel ohne Eingewöhnungszeit ermöglichen.
5. Selbstdisziplin: Nur mit Selbstdisziplin können die Regeln eingehalten werden und man verhindert, in den alten Zustand zurückzufallen.
Vor- und Nachteile der 5S-Methode
Die 5S-Methode bringt sowohl Vorteile als auch Nachteile mit sich. Einige Vorteile sind:
- Erhöhte Produktivität
- Wohlfühlen am Arbeitsplatz
- Visualisierte Erfolge (verbessertes Gemeinschaftsgefühl)
- Erhöhung der Transparenz
- Zeitersparnis
- Bessere Flächennutzung
- Vorzeigbarkeit des Unternehmens
- Höhere Sicherheit
- Vereinfachte Vertretungsübergaben
- Verbesserte Qualität
- Förderung der Arbeitsroutine
Ein großer Nachteil kann allerdings sein, dass man übertreibt, und dadurch keine Standardisierung erfolgt, sondern eine Formalisierung, Überregulierung und Bürokratisierung des Alltags. Außerdem kann die Methode nicht wertschöpfend sein, wenn sie nicht von jedem Mitarbeiter konsequent durchgeführt wird. Sie erfordert also viel Selbstdisziplin und Motivation. Auch die individuelle Gestaltungsmöglichkeit des eigenen Arbeitsplatzes wird den MitarbeiterInnen genommen.
Tipps für die Umsetzung im Unternehmen
Für die Umsetzung der Methode ist es wichtig zu wissen, dass sie eine gewisse Zeit braucht, um sich in der Unternehmenskultur zu verankern. Die Mitarbeiter*innen müssen sie erst in ihren Arbeitsalltag integrieren. Dabei ist es wichtig, dass die Vorgesetzten als Vorbild vorangehen und es keine Ausnahmen gibt, um die Mitarbeiter*innen zu motivieren.
Außerdem sollte man sich für eine gründliche Vorbereitung ausreichend Zeit nehmen, denn bei einem zögerlichen Vorgehen kann es zu einem Rückfall kommen. Vorbereiten lässt sich die Methode mit Zeitplänen und im besten Fall mit Workshops für die Mitarbeiter*innen, bei denen sie die neuartige Arbeitsweise umfassend und einheitlich erklärt bekommen.
Die 5S-Methode kann die Produktivität eines Unternehmens auf ein neues Level bringen. Man muss jedoch bedenken, dass die Vorbereitung viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Das kann anfangs so aussehen, als würde sich die Umstellung nicht lohnen. Bei einer konsequenten Umsetzung wird die Zeit allerdings wieder reingeholt. Inwiefern ein Unternehmen in diese Bereiche eingreift, muss schlussendlich abgewägt und bestenfalls mit den Mitarbeiter*innen abgestimmt werden, um ein positives Arbeitsklima zu erhalten.